T.C.

ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

YURTİÇİ VE YURTDIŞI ÖĞRENCİ GÖREVLENDİRME

UYGULAMA ESASLARI

Amaç ve Kapsam

Madde 1 - Bu esasların amacı 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 39. maddesinde öngörülen ve giderleri Erzurum Teknik Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden karşılanan öğrencilerin Yurtiçi ve Yurtdışında geçici görevlendirmelerini düzenlemektir.

Bu uygulama esaslarının hazırlanmasında 6245 sayılı Harcırah Kanunu ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na bağlı Yurtiçinde ve Dışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri esas olarak alınmıştır.

Görevlendirmelere ilişkin genel esaslar;

Madde 2 - Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerin yapılabilmesi için ilgili birimin eğitim ve öğretim programlarının aksatılmayacağının bölüm başkanının önerisi üzerine Fakülte Yönetim Kurullarınca ya da Enstitü Yönetim Kurullarınca belirlenmiş olması şarttır.

Madde 3 - Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmelerde ilgili kişinin yüksek lisans ya da doktora öğrencisi olması durumunda; Araştırma Görevlisi ise kadrosunun bulunduğu eğitim birimi tarafından, Araştırma Görevlisi olmaması halinde öğrencisi olduğu Enstitü tarafından görevlendirmesi gerçekleştirilir ve giderleri ilgili birimin yıllık kullanım hakkı içerisinde değerlendirilir.

Madde 4 - Gerçekleştirilecek olan görevlendirmelerde Üniversitemizin temsil edilmesi gerekmektedir. Kişisel gelişim ile ilgili (kurs, eğitim, dinleti, festival vb) etkinlikler için görevlendirmeler gerçekleştirilmeyecektir.

Madde 5 - Gerçekleştirilecek görevlendirmeler en çok ilgili etkinliğin başlangıç tarihinden iki gün önce ve bitiş tarihinden bir gün sonrasına kadar gerçekleştirilebilir.

Madde 6 - Gerçekleştirilecek olan görevlendirmelerde lisans öğrencilerinde ceza almamış olma ön şartı aranmalıdır.

Madde 7 - İzleyici olarak katılımlarda maddi destek sağlanmayacaktır.

Madde 8 - Görevlendirme belgeleri üç asıl evrak olarak hazırlanır ve onaylanmasının ardından bir nüshası Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nda, bir nüshası görevli kişide ve bir nüshası görevlendirmeyi gerçekleştiren birimde kalmak üzere dağıtımı gerçekleştirilir.

Madde 9 - Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının bütçe imkânlarının yeterli olması durumunda talep sahiplerine görevlendirme öncesi avans ödemesi görevlendirme tarihinden bir hafta önce gerçekleştirilebilir.

Madde 10 - Yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere katılabilmek için gerekli evrakların görev tarihinden önce Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmesi gerekmektedir. Görev tarihinden sonra yapılacak başvurular kesinlikle kabul edilmeyecektir.

Görevlendirmelerde bulunması gereken bilgi ve belgeler;

1- Yurtiçi yolluklu yevmiyeli olarak kongre, konferans, sempozyum, seminer, sportif ve kültürel faaliyetlere katılmak isteyen öğrencilerin başvuru işlemleri için bulundurması gereken evraklar:

a) Kulüp adına etkinliğe katılımlarda;

Yurtiçi etkinlik müracaatı (Tüm imzalar tamamlanmış olarak),

Etkinlikle ilgili davet mektubu (Resmi onaylı),

Kulüp yönetim kurulu kararı (Görevli öğrencilerin isim listesi ve öğrenci numaraları eklenmiş olmalı).

b) Fakülte / Enstitü / Yüksekokul adına katılımlarda;

Fakülte / Enstitü / Yüksekokul yönetim kurulu kararı,

Etkinlikle ilgili davet mektubu (Resmi onaylı).

Eğitim öğretim süresi boyunca aynı öğrencinin iki ve daha fazla sayıda etkinlikte yer alması gereken durumlarda bu durumun gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirlenip Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına yazılı olarak sunulacaktır.

c) Sportif ve kültürel faaliyetler için katılanlarda;

İlgili birim katılım talep yazısı,

Kafile isim listesi,

Sporcu öğrencilerin lisans fotokopileri,

Müsabaka tarihlerini belgeleyen federasyon ya da ilgili kuruluşları resmi yazısı.

2- Yurtiçi etkinliklerine katılabilmek için gerekli evrakları 10 gün, öncesinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmiş olması gerekmektedir. Belirtilen tarihlerden sonra yapılacak başvurular kesinlikle kabul edilmeyecektir.

3- Tüm etkinliklere katılımlarda, katılımcıların ismine düzenlenmiş ulaşım faturasıyla da biletin aslı,

4- Ödeme onayı konaklamayı da kapsıyor ise; katılımcı ismi ve giriş-çıkış tarihlerini gösteren faturanı aslı.

5- Katılım ücretin ödenmesi durumunda, fatura ya da makbuzun aslı (İnternet çıktısı kesinlikle kabul edilmeyecektir).

6- Üniversitemizi temsilen, yurtiçi etkinliklere katılan öğrencilere ön ödeme (avans) verilmez. Ancak zorunlu hallerde fakülte adına katılımlarda bir öğetim elemanı, kulüp adına katılımlarda kulüp danışanı, sporcu kafileleri adına katılımlarda bir öğetim elemanı veya görevli memur mutemet olarak tayin edilerek ön ödeme yapılabilir. Bu durumlarda tüm katılımcılar avans kapatılırken Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığında "Avans Kapatma Dilekçesi " imzalayarak teslim edeceklerdir.

7- Her bir bildiri, sunum, poster veya sanat çalışması için yalnızca bir öğrenciye destek verilir.

8- Proje bazıda katılımlar için en fazla üç öğrenciye destek verilir.

9- Yurtiçi görevlendirmelerde, bilimsel toplantılara (kongre, konferans, sempozyum) ve yarışmalara izleyici olarak katılımlarda maddi destek verilmemektedir.

10- Katılımcıları sayısına ve görevlendirmelerine ilişin sürelerin belirlenmesine Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığını bütçe imkânları doğrultusunda ilgili Rektör yardımcısı karar verir.

11- Yurtiçi etkinliklerinde katılımcılara ödenecek harcırahları maksimum miktarları(yol, yevmiye, konaklama ve katılım dahil olmak üzere): 600,00 TL' dir.

12- Yurtiçi etkinlik müracaatı da belirtilen faaliyetin bütçesi Sağı Kültür ve Spor Daire Başkanlığından karşılanacak görevlendirmelerde, uygundur onayı yaptıktan sonra Fakülte / Enstitü / Yüksekokul yönetim kurulu kararı alınması gerekmektedir.

13- Gerçekleştirilen etkinliği katılımı birden fazla kişi tarafından gerçekleştirilmesi durumunda toplu yolluk bildirim formunun düzenlenmesi gerekmektedir. Görevlendirilmiş olan kişiler ayrı ayrı banka bilgi formu düzenlemeyecekler, Üniversitemiz idari yahut akademik personeli olan bir kişiyi mutemet tayin formları ile mutemet olarak tayin edeceklerdir. Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için mutemede ait banka bilgi formu doldurulacaktı.

Yürürlük

Madde 11 – Bu Yönerge, Erzurum Teknik Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 12 – Bu Yönerge hükümlerini, Erzurum Teknik Üniversitesi Rektörü yürütür.