ERZURUM TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULUŞ VE İŞLEYİŞ

YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Dayanak

Amaç

Madde 1 - Bu yönergenin amacı, Erzurum Teknik Üniversitesinin bağlı birimlerinde faaliyet gösteren/gösterecek olan öğrenci topluluklarının kuruluş, işleyiş, örgütlenme ve etkinlik tanımlarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 - Bu yönerge Erzurum Teknik Üniversitesinde kayıtlı bulunan öğrencilerin oluşturdukları ve oluşturacakları toplulukların kuruluş, işleyiş ve sona ermelerine ilişkin esasları kapsar.

Öğrenci Kulüp ve Toplulukları Koordinasyon Kurulu; topluluk kuracak öğrencilerde aranacak şartları, toplulukların uyması gereken kuralları bu ilkelere aykırı olmamak kaydıyla belirleyebilir.

Dayanak

Madde 3 - Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 46’ncı ve 47’nci maddeleri uyarınca Sağlık Kültür ve Spor Dairesinin yürüteceği hizmetleri düzenleyen 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Uygulama Yönetmenliğinin 10’uncu maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Tanımlar ve Kuruluş

Tanımlar

Madde 4 - (1) Bu yönergede geçen;

Üniversite: Erzurum Teknik Üniversitesini,

SKS Daire Başkanlığı: Erzurum Teknik Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığını,

Topluluk: Erzurum Teknik Üniversitesine kayıtlı öğrenciler tarafından kurulan ya da kurulması teklif edilen öğrenci topluluğunu,

Akademik Danışman: Bir öğrenci topluluğunun kuruluş ve işleyişinden sorumlu olan Erzurum Teknik Üniversitesi öğretim elemanını,

Birim: Erzurum Teknik Üniversitesine bağlı fakülte, enstitü ve yüksekokulu,

Kurul: Erzurum Teknik Üniversitesi Öğrenci Kulüp ve Toplulukları Koordinasyon Kurulunu ifade eder.

Kuruluş (2) Öğrenci Toplulukları Koordinasyon Kurulu

Kurul, Erzurum Teknik Üniversitesi öğrenci kulüp ve topluluklarının kuruluş ve işleyişi konularında yetkili genel karar organıdır. SKS Daire Başkanlığının bağlı olduğu Rektör Yardımcısının başkanlığında, SKS Daire Başkanı, SKS Daire Başkanlığı Kültür Şube Müdürü, Rektörlük tarafından görevlendirilen iki öğretim üyesi ve öğrenci konseyi başkanı olmak üzere 6 kişiden oluşur.

Kurul, Rektör Yardımcısı başkanlığında Ekim, Aralık, Mart, Mayıs aylarında toplanır. Toplantı ve karar yeter sayısı üye tam sayısının salt çoğunluğudur.

Kurul, topluluk kurma başvurularını karara bağlar.

Kurul, toplulukların etkin olup olmadıklarını inceleyerek toplulukların kapatılmasına veya faaliyetlerine devam etmesine karar verir.

Kurul, gerekli durumlarda; kurulmuş olan toplulukların yönetim kurulunu ve topluluk danışmanını toplantıya çağırır.

Kurulun sekretaryasını SKS Daire Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğü yürütür.

Kurul, toplulukların her türlü faaliyet ve etkinliklerini inceleyerek planlama yapar; yönergede yer alan diğer görevleri yerine getirir.

Kurul üyesi öğretim üyelerinin ve idari personelin görev süresi iki yıl, öğrenci konseyi başkanının görev süresi bir yıldır.

Akademik Danışman

Madde 5 -

Akademik danışman, dekan tarafından ilgili fakülte öğretim elemanları arasından görevlendirilir. Danışman, öğrenci topluluğunun ilgili mevzuat çerçevesinde işlemesini gözetir.

Madde 1’deki amacın gerçekleşmesini sağlayacak biçimde kurulacak topluluklarla ilgili tüzük ve çalışma programlarının hazırlanmasına yardımcı olur.

Üniversitenin belirleyeceği genel ilkeler çerçevesinde, topluluk çalışmalarını denetler ve yürütülmesine yardımcı olur.

Topluluğun gereksinimlerine göre bütçe hazırlığına yardımcı olur, üniversitenin para, araçgereç ve yer olanaklarından yararlanmaları için gerekli yönetimsel girişimlerde bulunur.

Yönetim kurulunun çalışmalarını ve karar defteri tutmasını denetler.

Rektörlük tarafından düzenlenecek akademik danışman toplantılarına katılarak topluluklar arasında anlayış ve işbirliğinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.

Toplulukların Kurulması

Madde 6 - Öğrenci topluluğunun adı, amacını yansıtacak nitelikte olmalıdır. Aynı birimde aynı isimde ve/veya aynı amaç ve kapsama yönelik birden fazla öğrenci topluluğu kurulamaz. Ayrıca, her topluluk sadece bir amaca yönelik faaliyette bulunmak zorunda olup alt topluluklar kurulması mümkün değildir. Erzurum Teknik Üniversitesi ve ilgili fakülte adının topluluk adlarında yer alması durumunda, topluluğun yaptığı etkinliklere bağlı olarak Erzurum Teknik Üniversitesinin ve ilgili fakültenin yasal ve mali bir yükümlülüğü bulunmaz.

Başvuru Topluluğun Adı ve Amacı

Madde 7 -

Öğrenciler topluluk kuruluşuna ilişkin ilk başvuruyu ilgili fakülte dekanlıklarına yapabilirler.

Bu başvuru;

En az 5 (beş) kurucu üyenin adı, soyadı, adresi, disiplin durumunu da içeren öğrenci belgesini,

Kurucu yönetim kurulu üyelerini,

Önerilen akademik danışmanın adını, soyadını, danışmanlığı kabul ettiğine ilişkin imzalı onay belgesini,

Topluluğun tüzüğünü ve adını,

Topluluğun amacını,

Faaliyetlerinin türünü ve bir yıllık faaliyet planını,

Topluluğun işleyişine ilişkin bu yönerge hükümlerine uyulacağına dair kurucu üyelerin taahhüdünü içermek ve yazılı olmak zorundadır.

İlgili dekanlık, kuruluş şartlarının varlığını kontrol ederek sonuç hakkındaki varsa görüşlerini ve ilgili dokümanı SKS Daire Başkanlığı aracılığı ile Kurula sunar.

Rektörlüğün onayı ile topluluk kurulmuş olur ve bu husus ilgili dekanlığa bildirilir.

İlgili dekanlık topluluğun kurulduğunu fakülte, internet sayfasında veya ilan panosunda ilan eder ve akademik danışmana yazılı olarak bildirir. İlanda, isteyen ve şartları taşıyan öğrencilerin adı geçen topluluğa üye olabilecekleri belirtilir.

Topluluk Organları İlk Genel Kurul

Madde 8 - Topluluğun kuruluşuna ilişkin yapılan ilandan itibaren en geç beşinci hafta içerisinde ilk genel kurul yapılır. İlk genel kurulun ilanı, toplanması ve gündemi hususlarında bu yönergenin 9. madde hükmü uygulanır.

Genel Kurul

Madde 9 -

Genel Kurul, topluluk üyelerinden oluşur. Her üye yapılan genel kurul toplantılarına katılabilir. Her üye oyunu bizzat kullanır. Genel kurul, tatil dönemleri dışında olmak üzere, en az yılda bir defa toplanır.

Olağan veya olağanüstü genel kurulun yapılacağı, en az yedi gün önceden, yönetim kurulunun yazılı başvurusu üzerine dekanlık/müdürlükçe, gündemi, zamanı, yeri ve ilk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının tarihini de içerecek şekilde, ilan edilir.

Genel kurul, akademik danışmanın başkanlığında, toplanır ve akademik danışman ve genel kurulca seçilen iki üyeden oluşan divan tarafından yönetilir. Divan tarafından düzenlenen tutanaklar imzalanarak diğer belgelerle birlikte toplantı sonunda yönetim kuruluna teslim edilir.

İlk toplantıda üye tam sayısının yarıdan bir fazlasının mevcut olması şarttır. Bu sağlanamazsa toplantı yedi gün sonra tekrar edilir ve bunda çoğunluk aranmaz.

Genel kurulun gündeminde, yönetim kurulunun faaliyet raporunun ve planlanan faaliyetlerin görüşülmesi ve karara bağlanması, ayrıca yönetim kurulunun görev süresi sona ermiş ise yeni yönetim kurulunun belirlenmesi, yer almak zorundadır.

Yönetim kurulunun ve denetim kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.

Öğrenim yılı başında etkinlik raporlarını onaylar, öğrenim yılı sonunda ise topluluğun dönem sonu raporunu, gelir-gider çizelgesini ve denetleme kurulunun raporlarını inceler ve karara bağlar.

Genel kurul yeni seçilecek yönetim kurulunun kaç kişiden oluşacağını karara bağlar.

Genel kurul kararları en az yarıdan bir fazla oy çoğunluğu ile alınır.

Topluluk Yönetim Kurulu

Madde 10 -

Genel kurulda gizli oyla seçilen en az üç, en çok yedi asil üyeden oluşur. Asil üye sayısı kadar yedek üye seçilir. Yedek üyeler son sınıf öğrencisi olamaz. İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan, topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye topluluğun tüm parasal işlerini yürütür ve gerekli belgeleri düzenli olarak tutar. Yönetim Kurulu Başkanı aynı zamanda topluluğun da başkanıdır.

Yönetim kurulu 1 yıl için seçilir. Topluluk başkanı en fazla iki kez seçilebilir.

Bir topluluğun Yönetim kurulunda bulunan öğrenciler, bir başka topluluğun Yönetim kurulunda bulunamazlar

Yönetim kuruluna seçilebilmek için topluluğa üye olmak ve uyarma ya da kınama cezalarından daha üst disiplin cezası almamış olmak gerekir.

Yönetim kurulu seçimi için önce adaylar belirlenir, daha sonra her genel kurul üyesi en az üç, en çok yedi asil yönetim kurulu üyesinin adlarını ve soyadlarını yazdığı oy pusulasını sandığa atarak gizli oy kullanır. Oyların tasnifi açık yapılır. En çok oy alan adaydan başlayarak en az üç, en çok yedi asil üye, daha sonra ise asil üye sayısı kadar yedek üye tespit edilir. Eğer yedek üyelerin tamamlanması için yeterli aday mevcut değil ise eksik kalan yedek üyeler için aynı seçim süreci tekrar edilir.

Yönetim kurulu, yönetim kurulu başkanının yönetiminde ayda en az 1 kere toplanır. Akademik danışman gerekli gördüğü hallerde yönetim kurulu toplantısına gözlemci sıfatıyla katılabilir. Kurulun toplantı gündemi, yeri ve tarihi en az 7 (yedi) gün önce başkan tarafından akademik danışman ve yönetim kurulu üyelerine duyurulur. Kurulun toplanabilmesi en az yarıdan bir fazla üyenin katılımı, karar alabilmesi için de yapılacak açık oylamada katılanların salt çoğunluğunun oyu gereklidir.

Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, genel kurul kararlarını uygular.

Başkanın sorumluluğunda, yasalarda, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır.

Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk akademik danışmanın bilgisi dâhilinde, başkanın yazılı başvurusu ile dekanlıktan izin alınır.

Çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Kültür Şube Müdürlüğüne verir.

Genel kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar.

Topluluklar kullanacakları yerler için dekanlıktan veya rektörlükten izin alırlar. Bu yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanımından ve denetlenmesinden sorumludurlar. Bununla ilgili düzenleme ve disiplin önlemlerine kendi tüzükleri içinde yer verirler.

Genel kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur ve uygular.

Başkanın toplantılara katılamadığı durumlarda başkan yardımcısı bu görevi yürütür. Oylarda eşitlik durumunda başkanın, başkanın olmadığı toplantılarda başkan yardımcısının oyu belirleyicidir.

Üyelik

Madde 11 - Bir fakülte bünyesindeki topluluğa Erzurum Teknik Üniversitesi öğrencisi olan herkes üye olabilir. Topluluklar isterse dekanlık onayı almak şartı ile tüzüklerinde topluluk üyelik kriterleri belirleyebilirler. Ancak “Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği” hükümlerine göre, uyarma ya da kınama cezalarından daha üst ceza alan öğrenciler toplulukların yönetim kurullarında yer alamazlar.

Üye olmak için yazılı olarak topluluk yönetim kuruluna başvurulur. Başvurular topluluk yönetim kurulu tarafından en geç on gün içinde karara bağlanır.

Üyeliğin Sona Ermesi

Madde 12 - Öğrenciliğin sona ermesi ya da 11. maddede belirtilen cezalardan daha üst bir cezanın alınması halinde topluluk üyeliği kendiliğinden sona erer. Üyelikten ayrılmak her zaman mümkündür. Ayrıca, topluluğun amaç ve faaliyetlerine aykırı tutum ve davranışta bulunduğu, aldığı görevleri iyi niyet ve ciddiyetle yapmadığı, sahip olduğu yetkileri topluluk yararı dışında kullandığı tespit edilen öğrencilerin üyeliği, gerekçe gösterilerek topluluk yönetim kurulu kararı ile sona erdirilebilir.

Karar, topluluk yönetim kurulunda oy çokluğu ile alınır ve akademik danışmanın onayı ile kesinleşir.

Topluluktan çıkarılan üye, çıkarılma kararına karşı dekanlık nezdinde itirazda bulunabilir. İtiraz dekanlık tarafından sonuçlandırılır ve bu karara itiraz edilemez.

Denetim Kurulu

Madde 13 -

Genel kurulda seçilen üç asıl ve üç yedek üyeden oluşur.

Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini yönetim kuruluna bir raporla bildirir.

Yönetim kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.

Satın alınan eşyanın Dekanlık/Rektörlük Saymanlığına kaydettirilmesini sağlar.

Evraklar

Madde 14 -

Üye kayıt defterinde üyelerin adları, sınıf, numara ve bölümleri belirtilir.

Yönetim kurulu ve genel kurul karar defteri tutulur.

Topluluğun kullanması için verilmiş demirbaşlar, numaraları ile demirbaş defterine yazılır.

Faturalar ve gelir-gideri gösteren belgeler düzenli olarak tutulur.

Mali Hükümler

Madde 15 -

Topluluklar SKS Daire Başkanlığı aracılığı ile Rektörlükten onay almadan kendi adlarına gelir elde edemezler. Topluluk gelirleri, üniversiteden topluluğa ayrılabilecek bütçe, bağış, yardımlar, gösteri, konser gibi etkinliklerden elde edilen gelirlerden oluşur. Toplulukların gelir ve giderleri SKS Daire Başkanlığı tarafından denetlenir ve Rektörlük onayına sunulur.

Topluluklar, ödeme belgeleri ile birlikte muhasebe defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar.

Muhasebe ve demirbaş defterleri akademik danışman, kurul ve Rektörlük tarafından denetlenir.

Topluluk onay almadan gelir elde edici bir faaliyette bulunur ve tespit edilirse herhangi bir uyarı olmaksızın yönetim kurulu üyelerinin yönetim kurulu üyeliği ve topluluk üyelikleri, Dekanlık veya kurul teklifi ve Rektörlük onayı ile düşmüş sayılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Genel Hükümler

Madde 16 - Her öğrenci topluluğu, yönetim kurulu marifetiyle, son bir yılda gerçekleştirdiği etkinlikleri ve bu etkinlikleri düzenlerken karşılaştığı kolaylaştırıcı ve güçleştirici unsurları belirten aynı içerikte üç nüsha faaliyet raporu hazırlar. Bu faaliyet raporlarında yapılan etkinliklerin fotoğrafı da yer almalı ve raporlar ciltli veya dosya halinde olmalıdır. Topluluklar bu raporların ikisini yönetim kurulu vasıtasıyla en geç bahar dönemi final sınavları bitiminden sonraki iki hafta içinde Dekanlığa teslim ederler. Raporların biri Erzurum Teknik Üniversitesi Rektörlüğü aracılığı ile SKS Daire Başkanlığına gönderilir.

Madde 17 - Bir öğrenim yılında amacına uygun çalışmalar yapmayan, faaliyet raporunu en geç 16. Maddede belirtilen tarihe kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Kültür Şube Müdürlüğüne vermeyen ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede yönetim kurulunu seçmeyen topluluk kurulun önerisi ve Rektörlük onayı ile yazılı olarak uyarılır. Yukarıda adı geçen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında Kültür Şube Müdürlüğüne verilmemesi durumunda topluluk, kurulun önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

Madde 18- Gerekli çalışmaları yapmadığı için uyarılan topluluk kuruluş amacından sapması, yasa ve ilgili mevzuata aykırı faaliyetler içine girmesi, üniversite içindeki huzur ortamını tehdit etmesi, bir sonraki dönem içinde de çalışma yapmaması ya da yönetim kurulunu seçmezse SKS Daire Başkanlığının önerisi, kurul kararı ve Rektörlük onayı ile kapatılır

Madde 19 - Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Rektörlükçe karara bağlanır.

Madde 20 - Dekanlığın izini alınmak şartı ile yönetim kurulu faaliyetlerin görüntülerini fakülte panolarına veya internet sayfasında yayınlayabilir.

Madde 21 - Bunun dışında ilk genel kurul ve olağan genel kurul toplantılarını bu yönergede belirtilen usul ve zamanlarda yapmayan ve üye tam sayısı 10’un altına düşen topluluklar kendiliğinden sona ermiş sayılır. Bu husus ilgili Dekanlıkça Rektörlüğe bildirilir

Madde 22 - Öğrenci toplulukları, düzenleyecekleri her türlü etkinlik için en az 20 gün önce ilgili dekanlık aracılığıyla Rektörlükten yazılı izin alacaklardır. Etkinliğin içeriği ve katılımcılarla ilgili ayrıntılı bilgi başvuruda verilmeli. Etkinlikte görev almak üzere katılacak her sanatçı, konuşmacı, panelist vb. kişilerin isimleri de bu başvuruda bildirilecektir.

Madde 23 - Rektörlüğün uygun görmesi halinde Üniversitenin tümünü kapsamak üzere SKS Daire Başkanlığı bünyesinde öğrenci topluluğu kurulabilir. Bunların kuruluş ve işleyişine ilişkin kurallar Rektörlükçe belirlenir.

Madde 24 - Her türlü öğrenci etkinliği Üniversitenin Eğitim, Öğretim ve Sınav Yönetmelikleri, Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği ile yürürlükteki mevzuata uygun olmalıdır.

Madde 25 - Bu yönergede hüküm bulunmayan hallerde Erzurum Teknik Üniversitesi Senatosunun vereceği kararlar uygulanır

Yürürlük

Madde 26 - Bu yönerge Üniversite Senatosu tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 27 - Bu yönerge hükümlerini Erzurum Teknik Üniversitesi Rektörü yürütür.