1. SATINALMA, TAŞINIR VE KİRALAMA ŞUBE MÜDÜRÜ

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Satınalma ve İhale Yönetimi

• Satınalma Planlaması: 5018, 4734 ve 4735 sayılı kanunlar çerçevesinde; mal, hizmet ve bakım-onarım alımlarının kalite, mevzuat ve zaman standartlarına uygun olarak gerçekleştirilmesini sevk ve idare etmek.

• İhale Süreçleri Koordinasyonu: Araç kiralama, akaryakıt, güvenlik ve temizlik gibi temel hizmet ihalelerinin; hazırlık, ilan, sözleşme ve ödeme aşamalarının mevzuata uygunluğunu denetlemek.

• Doğrudan Temin Denetimi: Piyasa fiyat araştırmalarının doğruluğunu, harcama kodlarının uygunluğunu ve makam olurlarının mevzuata paralelliğini kontrol etmek.

• DMO ve Protokol Yönetimi: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden yapılan alımları ve diğer kamu kurumlarıyla yürütülen protokol süreçlerini üniversite menfaatleri doğrultusunda yönetmek.

• Sözleşme ve İhtilaf Yönetimi: Alım sözleşmelerinin uygulanmasını takip etmek; ortaya çıkabilecek hukuki uyuşmazlıklarda Hukuk Müşavirliği ile koordinasyonu sağlamak.

II. Taşınmaz ve Ticari Alan Kiralama Yönetimi

• Kiralama İhale ve Süreç Yönetimi: 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda; üniversite mülkiyetindeki ticari alanların (kantin, restoran, kafeterya, ATM alanı, yiyecek/içecek otomatı alanı, baz istasyonu, otopark, reklam panosu vb.) kiralama ve ihale süreçlerini rekabetçi ve şeffaf bir ortamda yürütmek.

• Sözleşme ve Finansal Takip: Kiralanan taşınmazların kira bedelleri ile elektrik, su, ısınma gibi ortak gider ödemelerinin zamanında tahsilini, takibini ve kayıt altına alınmasını denetlemek.

III. Taşınır Mal ve Ambar Yönetimi

• Taşınır Kontrolü ve Onay: Taşınır kayıt yetkilileri tarafından düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata uygunluğunu denetlemek; Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerini onaylayarak Harcama Yetkilisine sunmak.

• Stok ve Depo Güvenliği: Ambarlara giren malzemelerin teslim alınma, muhafaza ve barkodlama süreçlerini denetlemek; kritik stok seviyelerinin takibini yaptırarak ihtiyaç planlamasını yönlendirmek.

• Lojistik ve Transfer Koordinasyonu: Birimlerden gelen malzeme taleplerinin stoklar dahilinde karşılanmasını ve demirbaşların birimler arası devir/transfer işlemlerini koordine etmek.

IV. Geri Dönüşüm ve Hurda Yönetimi

• Ekonomik Ömür Takibi: Ekonomik ömrünü tamamlamış araç ve demirbaşların tespitini yaptırmak; kayıttan düşme (terkin) ve onay süreçlerini denetlemek.

• HURDASAN / MKE Koordinasyonu: Hurdaya ayrılan malzemelerin fiziki kontrolünü yaptırmak; MKE ve HURDASAN üzerinden satış ve devir işlemlerinin mevzuata uygun gerçekleştirilmesini sağlamak.

V. Birim Yönetimi ve İdari İşler

• Personel ve Sevk-İdare: Şube personelinin mesai takibini, izin planlamasını ve hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını yönetmek; birim içi iş akışlarını mevzuat değişikliklerine göre güncellemek.

• Yazışma ve Arşiv Disiplini: İç ve dış yazışmaların Standart Dosya Planı'na uygun yürütülmesini, arşivlenmesini ve bilgi güvenliğini denetlemek.

• Raporlama: Birim faaliyetlerine ilişkin periyodik istatistik ve raporları hazırlatarak Daire Başkanına sunmak.

2. SATINALMA VE TAŞINIR KAYIT YETKİLİSİ

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Satınalma ve İhale Süreçleri Operasyonu

• İhale ve Alım Süreçleri: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; mal ve hizmet alımları, bakım-onarım ve sermaye gideri kalemlerinden yapılacak satın alma süreçlerini operasyonel olarak yürütmek.

• Birim Taleplerinin Karşılanması: Akademik ve idari birimlerden gelen cihaz, makine ve teçhizat taleplerini bütçe tertiplerine uygun şekilde temin etmek.

• Tedarik ve Lojistik Takipleri: DMO üzerinden yapılacak alımları organize etmek; yurt dışı alımlarda akreditif, gümrük ve nakliye süreçlerini yürütmek.

• Komisyon ve Saha Denetimi: Satın alma ve ihale komisyonlarına teknik ve idari destek sağlamak; personel servis araçlarının şartnameye uygunluğunu sahada periyodik olarak denetlemek.

II. Taşınır Mal, Ambar ve Zimmet İşlemleri

• Giriş ve Teslim Alma: Satın alma, devir veya hibe yoluyla edinilen taşınırları Muayene ve Kabul Komisyonu ile koordineli şekilde teslim almak ve kayıtlarını oluşturmak.

• Ambar ve Stok Yönetimi: Taşınırları niteliklerine göre depolamak; stok seviyelerini takip ederek asgari stok seviyesinin altına düşen malzemeleri Şube Müdürüne ve Harcama Yetkilisine raporlamak.

• Zimmet ve Devir İşlemleri: Taşınırları kullanım amacına göre ilgililere teslim etmek; personel üzerine zimmetleme, görev değişikliği veya işten ayrılma durumlarında zimmet düşüm işlemlerini gerçekleştirmek.

• Hurda ve Çıkış İşlemleri: Ekonomik ömrünü tamamlamış malzemelerin terkin işlemlerini yapmak; MKE ve HURDASAN ile satış, devir ve imha prosedürlerini yürütmek.

III. Raporlama, Muhasebe ve Koruma İşlemleri

• Taşınır Yönetim Hesabı: Taşınır giriş-çıkış belgelerini düzenlemek; yıl sonu Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini hazırlayarak konsolide görevlisine ve Harcama Yetkilisine sunmak.

• Fiziki Güvenlik: Ambarlardaki malzemelerin yangın, hırsızlık, bozulma gibi risklere karşı korunması için gerekli emniyet tedbirlerini almak.

• Periyodik Sayım: Ambarlardaki ve kullanımda bulunan dayanıklı taşınırların periyodik sayımlarını yaparak kayıtlar ile fiili durumu eşleştirmek.

• Diğer Görevler: Daire Başkanı tarafından verilen mevzuat kapsamındaki diğer görevleri yerine getirmek.

SATINALMA VE TAŞINIR ŞUBE PERSONELLERİ

İbrahim Hakkı YEŞİLBAŞ

Şef

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Operasyonel Koordinasyon ve Süreç Yönetimi

İş Akışı Denetimi: Satınalma ve İhale Birimi bünyesinde yürütülen doğrudan temin ve ihale işlemlerinin; hazırlık aşamasından ödeme aşamasına kadar olan sürecini koordine etmek ve iş bölümünü yönetmek.

Mevzuat Danışmanlığı: 4734, 4735 ve 5018 sayılı Kanunlar başta olmak üzere, güncel ihale mevzuatını takip etmek, birim personeline uygulama aşamasında rehberlik etmek.

Dokümantasyon Kontrolü: Hazırlanan yaklaşık maliyet hesap cetvelleri, teknik şartnameler, piyasa fiyat araştırma tutanakları ve sözleşme taslaklarının mevzuata uygunluğunu ön incelemeden geçirmek.

İhale ve Komisyon Destek: İhale komisyonlarının sekretarya işlemlerini yürütmek, ihale kararlarının yazım süreçlerini yönetmek ve ihale işlem dosyasının eksiksiz tamamlanmasını sağlamak.

II. Stratejik Tedarik ve Sözleşme Yönetimi

Araç Filo Yönetimi: Üniversite araçlarının işletme, taşıma, bakım-onarım, trafik tescil, fenni muayene ve sigorta işlemlerinin periyodik olarak yürütülmesini sağlamak.

Akaryakıt ve İkmal: Yıllık akaryakıt ihtiyacını planlamak, tüketim giderlerini izlemek ve verimlilik analizlerini denetlemek.

Stratejik İhaleler: Üniversitenin enerji (elektrik, doğalgaz), akaryakıt, yakıt ve personel servis hizmeti gibi temel operasyonel ihalelerini gerçekleştirmek ve takibini yapmak.

Tedarikçi İlişkileri Yönetimi: Piyasa koşullarını analiz etmek, potansiyel tedarikçilerle kurumsal iletişimi yönetmek ve üniversitenin menfaatleri doğrultusunda en avantajlı tekliflerin oluşması için süreçleri optimize etmek.

Sözleşme Takibi: İmzalanan mal ve hizmet alımı sözleşmelerinin süre, miktar ve kalite açısından takibini yapmak; yüklenicilerin sözleşme hükümlerine uyumunu denetlemek.

Muayene ve Kabul Koordinasyonu: Satın alınan mal veya hizmetlerin teslimat süreçlerinde Muayene ve Kabul Komisyonları ile koordineli çalışarak, kabul işlemlerinin zamanında yapılmasını sağlamak.

III. Yetki ve Denetim Sorumlulukları

Hata Önleyici Kontrol: Tahakkuk birimine gönderilecek ödeme emri belgelerini ve eklerini kontrol ederek, hatalı veya eksik işlem yapılmasının önüne geçmek.

Birim Performans Analizi: Birimin gerçekleştirdiği alımlara dair istatistiksel verileri tutmak, tasarruf potansiyellerini belirlemek ve periyodik faaliyet raporlarını hazırlayarak üst yönetime sunmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Burcu KAVAZ

Tekniker

Satınalma Memuru ve Birim Avans Mutemedi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Satınalma ve İhale Operasyonları

Mevzuat Odaklı Tedarik: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde; tüketim malzemeleri (03.2), hizmet alımları (03.5), temsil-tanıtma (03.6), bakım-onarım (03.7/03.8) ve sermaye giderleri (06.1) tertiplerinden yapılacak her türlü alım sürecini teknik ve idari açıdan yürütmek.

Stratejik ve Kurumsal İhaleler: Üniversite geneli için kritik öneme sahip; yakıt, akaryakıt, ve yüksek teknoloji cihaz alımı ihalelerinin hazırlık ve uygulama süreçlerini gerçekleştirmek.

DMO ve Dış Tedarik: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden yapılacak e-satış süreçlerini yönetmek; yurt dışı alımlarda akreditif açılması ve gümrükleme işlemlerini teknik takip altında neticelendirmek.

Birim İhtiyaç Analizi: Fakülte, enstitü ve idari birimlerden gelen makine-teçhizat ve cihaz taleplerini teknik şartnamelere uygunluk açısından değerlendirmek ve tedarik sürecini başlatmak.

Komisyon Çalışmaları: Satın alma ve ihale komisyonlarında görev alarak teknik görüş sunmak; piyasa fiyat araştırması ve muayene-kabul süreçlerinde aktif rolleri yerine getirmek.

II. Mali Mutemetlik ve Avans İşlemleri

Birim Avans Mutemetliği: Daire Başkanlığı adına açılan avans ve kredilerin (mutemetlik dosyaları) takibi, harcanması ve mahsup işlemlerini yasal süreleri içerisinde, harcama belgeleri yönetmeliğine uygun olarak yerine getirmek.

Ödeme Dokümantasyonu: Satın alınan mal ve hizmetlere ait fatura, tutanak ve diğer ödeme emri belgelerini eksiksiz şekilde hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin onayına sunarak Tahakkuk birimine sevk etmek.

III. İdari ve Teknik Sorumluluklar

Kurumsal İletişim ve Yazışma: Satınalma süreçlerine dair kurum içi ve dışı resmi yazışmaları hazırlamak; tedarikçi firmalar ile kurumsal iletişimi yürütmek.

Arşiv ve Dokümantasyon: İhale dosyalarını ve satınalma evraklarını standart dosya planına ve kamu ihale mevzuatına uygun şekilde arşivleyerek denetime hazır halde tutmak.

Eğitim ve Rehberlik: Göreve yeni başlayan personele satınalma modülleri ve birim işleyişi hakkında oryantasyon eğitimi vermek.

Raporlama: Yürütülen faaliyetler, tamamlanan alımlar ve bütçe kullanım durumları hakkında istatistiksel veriler tutmak ve periyodik raporları üst yönetime sunmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.