ETÜ Asistan
ETÜ Asistan
v1.1
Merhaba, ben Kartanesi sana yardımcı olabilmek için burdayım, Yapmak istediğin işlemi seçebilir misin?
Lisanslı yazılımlar, kablosuz internet, kampüs dışı erişim gibi birçok konuda bilgi edinebilir, yardım talebinde bulunabilirsiniz.
Satınalma Planlaması: 5018, 4734 ve 4735 sayılı kanunlar çerçevesinde; mal, hizmet ve bakım-onarım alımlarının kalite ve zaman standartlarına uygun olarak gerçekleştirilmesini sevk ve idare etmek.
İhale Süreçleri Koordinasyonu: Araç kiralama, akaryakıt, güvenlik ve temizlik gibi temel hizmet ihalelerinin; hazırlık, ilan, sözleşme ve ödeme aşamalarının mevzuata uygunluğunu denetlemek.
Doğrudan Temin Denetimi: Piyasa fiyat araştırmalarının doğruluğunu, harcama kodlarının uygunluğunu ve makam olurlarının mevzuata paralelliğini kontrol etmek.
DMO ve Protokol Yönetimi: Devlet Malzeme Ofisi üzerinden yapılan alımlar ile diğer kamu kurumlarıyla yapılan protokol süreçlerini üniversite menfaatleri doğrultusunda yönetmek.
Sözleşme ve İhtilaf Yönetimi: Yürütülen alımlara ait sözleşmelerin uygulanmasını takip etmek; ortaya çıkabilecek hukuki ihtilaflarda Hukuk Müşavirliği ile koordinasyonu sağlamak.
Kiralama İşlemleri: Üniversite mülkiyetindeki ticari ünitelerin (kantin, kafeterya, ATM, reklam panosu vb.) 2886 sayılı Kanun çerçevesinde ihale ve kiralama süreçlerini yönetmek.
Sözleşme Sadakati: Kiralanan taşınmazların kira bedelleri ile elektrik, su ve ısıtma gibi ortak gider ödemelerinin takibini ve kayıt altına alınmasını denetlemek.
Taşınır Kontrol Yetkinliği: Taşınır kayıt yetkilileri tarafından düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata uygunluğunu kontrol etmek; Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvellerini onaylayarak Harcama Yetkilisine sunmak.
Stok ve Ambar Güvenliği: Depolara giren malzemelerin teslim alınma, korunma ve barkodlama süreçlerini denetlemek; minimum stok seviyelerinin takibini yaptırarak ihtiyaç planlamasını yönetmek.
Lojistik Destek: Birimlerden gelen malzeme taleplerinin stoklar dahilinde karşılanmasını ve demirbaşların birimler arası devir işlemlerini koordine etmek.
Ekonomik Ömür Takibi: Ekonomik ömrünü tamamlamış araç ve demirbaşların tespitini yaptırmak; kayıttan düşme ve onayı süreçlerini denetlemek.
HURDASAN Koordinasyonu: Hurdaya ayrılan malzemelerin fiziki uyum kontrollerini yaptırmak ve MKE/HURDASAN üzerinden satış işlemlerinin mevzuata uygun gerçekleştirilmesini sağlamak.
Personel ve Verimlilik: Şube personelinin mesai takibini, izin planlamasını ve hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını yönetmek; birim içi iş akışlarını mevzuat değişikliklerine göre güncellemek.
Arşiv ve Yazışma Disiplini: Birimin tüm iç/dış yazışmalarının standart dosya planına göre arşivlenmesini ve bilgi güvenliğini denetlemek.
Raporlama: Birim faaliyetlerine ilişkin istatistiksel verileri ve raporları periyodik olarak hazırlatarak Daire Başkanına sunmak.
SATINALMA VE TAŞINIR ŞUBE PERSONELLERİ
Şef
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
I. Operasyonel Koordinasyon ve Süreç Yönetimi
İş Akışı Denetimi: Satınalma ve İhale Birimi bünyesinde yürütülen doğrudan temin ve ihale işlemlerinin; hazırlık aşamasından ödeme aşamasına kadar olan sürecini koordine etmek ve iş bölümünü yönetmek.
Mevzuat Danışmanlığı: 4734, 4735 ve 5018 sayılı Kanunlar başta olmak üzere, güncel ihale mevzuatını takip etmek, birim personeline uygulama aşamasında rehberlik etmek.
Dokümantasyon Kontrolü: Hazırlanan yaklaşık maliyet hesap cetvelleri, teknik şartnameler, piyasa fiyat araştırma tutanakları ve sözleşme taslaklarının mevzuata uygunluğunu ön incelemeden geçirmek.
İhale ve Komisyon Destek: İhale komisyonlarının sekretarya işlemlerini yürütmek, ihale kararlarının yazım süreçlerini yönetmek ve ihale işlem dosyasının eksiksiz tamamlanmasını sağlamak.
II. Stratejik Tedarik ve Sözleşme Yönetimi
Araç Filo Yönetimi: Üniversite araçlarının işletme, taşıma, bakım-onarım, trafik tescil, fenni muayene ve sigorta işlemlerinin periyodik olarak yürütülmesini sağlamak.
Akaryakıt ve İkmal: Yıllık akaryakıt ihtiyacını planlamak, tüketim giderlerini izlemek ve verimlilik analizlerini denetlemek.
Stratejik İhaleler: Üniversitenin enerji (elektrik, doğalgaz), akaryakıt, yakıt ve personel servis hizmeti gibi temel operasyonel ihalelerini gerçekleştirmek ve takibini yapmak.
Tedarikçi İlişkileri Yönetimi: Piyasa koşullarını analiz etmek, potansiyel tedarikçilerle kurumsal iletişimi yönetmek ve üniversitenin menfaatleri doğrultusunda en avantajlı tekliflerin oluşması için süreçleri optimize etmek.
Sözleşme Takibi: İmzalanan mal ve hizmet alımı sözleşmelerinin süre, miktar ve kalite açısından takibini yapmak; yüklenicilerin sözleşme hükümlerine uyumunu denetlemek.
Muayene ve Kabul Koordinasyonu: Satın alınan mal veya hizmetlerin teslimat süreçlerinde Muayene ve Kabul Komisyonları ile koordineli çalışarak, kabul işlemlerinin zamanında yapılmasını sağlamak.
III. Yetki ve Denetim Sorumlulukları
Hata Önleyici Kontrol: Tahakkuk birimine gönderilecek ödeme emri belgelerini ve eklerini kontrol ederek, hatalı veya eksik işlem yapılmasının önüne geçmek.
Birim Performans Analizi: Birimin gerçekleştirdiği alımlara dair istatistiksel verileri tutmak, tasarruf potansiyellerini belirlemek ve periyodik faaliyet raporlarını hazırlayarak üst yönetime sunmak.
Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Tekniker
Satınalma Memuru ve Birim Avans Mutemedi
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
I. Satınalma ve İhale Operasyonları
Mevzuat Odaklı Tedarik: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde; tüketim malzemeleri (03.2), hizmet alımları (03.5), temsil-tanıtma (03.6), bakım-onarım (03.7/03.8) ve sermaye giderleri (06.1) tertiplerinden yapılacak her türlü alım sürecini teknik ve idari açıdan yürütmek.
Stratejik ve Kurumsal İhaleler: Üniversite geneli için kritik öneme sahip; yakıt, akaryakıt, ve yüksek teknoloji cihaz alımı ihalelerinin hazırlık ve uygulama süreçlerini gerçekleştirmek.
DMO ve Dış Tedarik: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden yapılacak e-satış süreçlerini yönetmek; yurt dışı alımlarda akreditif açılması ve gümrükleme işlemlerini teknik takip altında neticelendirmek.
Birim İhtiyaç Analizi: Fakülte, enstitü ve idari birimlerden gelen makine-teçhizat ve cihaz taleplerini teknik şartnamelere uygunluk açısından değerlendirmek ve tedarik sürecini başlatmak.
Komisyon Çalışmaları: Satın alma ve ihale komisyonlarında görev alarak teknik görüş sunmak; piyasa fiyat araştırması ve muayene-kabul süreçlerinde aktif rolleri yerine getirmek.
Birim Avans Mutemetliği: Daire Başkanlığı adına açılan avans ve kredilerin (mutemetlik dosyaları) takibi, harcanması ve mahsup işlemlerini yasal süreleri içerisinde, harcama belgeleri yönetmeliğine uygun olarak yerine getirmek.
Ödeme Dokümantasyonu: Satın alınan mal ve hizmetlere ait fatura, tutanak ve diğer ödeme emri belgelerini eksiksiz şekilde hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin onayına sunarak Tahakkuk birimine sevk etmek.
Kurumsal İletişim ve Yazışma: Satınalma süreçlerine dair kurum içi ve dışı resmi yazışmaları hazırlamak; tedarikçi firmalar ile kurumsal iletişimi yürütmek.
Arşiv ve Dokümantasyon: İhale dosyalarını ve satınalma evraklarını standart dosya planına ve kamu ihale mevzuatına uygun şekilde arşivleyerek denetime hazır halde tutmak.
Eğitim ve Rehberlik: Göreve yeni başlayan personele satınalma modülleri ve birim işleyişi hakkında oryantasyon eğitimi vermek.
Raporlama: Yürütülen faaliyetler, tamamlanan alımlar ve bütçe kullanım durumları hakkında istatistiksel veriler tutmak ve periyodik raporları üst yönetime sunmak.
Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Büro İşçisi
Satınalma ve Taşınır Kayıt Yetkilisi
Görev, Yetki ve Sorumlulukları
I. Satınalma ve İhale Süreçleri Yönetimi
İhale ve Satınalma Operasyonları: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; mal ve hizmet alımları, bakım-onarım giderleri ve sermaye giderleri kalemlerinden yapılacak her türlü satın alma sürecini mevzuata uygun olarak yürütmek.
Birim Taleplerinin Karşılanması: Fakülte, enstitü, yüksekokul ve idari birimlerden gelen cihaz, makine ve teçhizat taleplerini bütçe tertiplerine göre temin etmek.
Alternatif Tedarik Kanalları: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden yapılacak alımları organize etmek; yurtdışı alımlarda akreditif ve gümrük süreçlerini yönetmek.
Denetim ve Komisyon Çalışmaları: Satın alma ve ihale komisyonu toplantılarına teknik destek sağlamak; personel servis araçlarının şartnameye uygunluğunu periyodik olarak denetlemek.
II. Taşınır Mal ve Ambar Yönetimi
Giriş ve Teslim Alma İşlemleri: Satın alma, devir veya hibe yoluyla edinilen taşınırları muayene ve kabul komisyonları ile koordineli şekilde teslim almak, kayıtlarını tutmak.
Ambar ve Stok Yönetimi: Taşınırları niteliklerine göre ambarlarda muhafaza etmek; stok seviyelerini takip ederek asgari stok seviyesinin altına düşen malzemeleri Harcama Yetkilisine raporlamak.
Zimmet ve Kullanım Süreçleri: Taşınırları kullanım amacına göre ilgililere teslim etmek; personel üzerine zimmetleme ve işten ayrılma durumunda zimmet düşme işlemlerini gerçekleştirmek.
Çıkış ve Hurda İşlemleri: Ekonomik ömrünü tamamlamış veya hurdaya ayrılması gereken malzemelerin çıkış işlemlerini yapmak; MKE ve HURDASAN ile satış ve imha prosedürlerini yürütmek.
III. Raporlama, Muhasebe ve Koruma İşlemleri
Taşınır Yönetim Hesabı: Taşınırların giriş-çıkış belgelerini ve cetvellerini düzenlemek; yıl sonu yönetim hesabı cetvellerini hazırlayarak konsolide görevlisine ve Harcama Yetkilisine sunmak.
Güvenlik ve Muhafaza: Ambarlardaki malzemelerin yangın, hırsızlık, bozulma gibi risklere karşı korunması için gerekli fiziksel tedbirleri almak.
Sayım ve Kontrol: Ambarlardaki ve kullanımda bulunan dayanıklı taşınırların periyodik sayımlarını yaparak kayıtlarla fiili durumu karşılaştırmak.
Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Merhaba, ben Kartanesi sana yardımcı olabilmek için burdayım, Yapmak istediğin işlemi seçebilir misin?