SATINALMA VE TAŞINIR ŞUBE PERSONELLERİ

İbrahim Hakkı YEŞİLBAŞ

Şef

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Operasyonel Koordinasyon ve Süreç Yönetimi

İş Akışı Denetimi: Satınalma ve İhale Birimi bünyesinde yürütülen doğrudan temin ve ihale işlemlerinin; hazırlık aşamasından ödeme aşamasına kadar olan sürecini koordine etmek ve iş bölümünü yönetmek.

Mevzuat Danışmanlığı: 4734, 4735 ve 5018 sayılı Kanunlar başta olmak üzere, güncel ihale mevzuatını takip etmek, birim personeline uygulama aşamasında rehberlik etmek.

Dokümantasyon Kontrolü: Hazırlanan yaklaşık maliyet hesap cetvelleri, teknik şartnameler, piyasa fiyat araştırma tutanakları ve sözleşme taslaklarının mevzuata uygunluğunu ön incelemeden geçirmek.

İhale ve Komisyon Destek: İhale komisyonlarının sekretarya işlemlerini yürütmek, ihale kararlarının yazım süreçlerini yönetmek ve ihale işlem dosyasının eksiksiz tamamlanmasını sağlamak.

II. Stratejik Tedarik ve Sözleşme Yönetimi

Araç Filo Yönetimi: Üniversite araçlarının işletme, taşıma, bakım-onarım, trafik tescil, fenni muayene ve sigorta işlemlerinin periyodik olarak yürütülmesini sağlamak.

Akaryakıt ve İkmal: Yıllık akaryakıt ihtiyacını planlamak, tüketim giderlerini izlemek ve verimlilik analizlerini denetlemek.

Stratejik İhaleler: Üniversitenin enerji (elektrik, doğalgaz), akaryakıt, yakıt ve personel servis hizmeti gibi temel operasyonel ihalelerini gerçekleştirmek ve takibini yapmak.

Tedarikçi İlişkileri Yönetimi: Piyasa koşullarını analiz etmek, potansiyel tedarikçilerle kurumsal iletişimi yönetmek ve üniversitenin menfaatleri doğrultusunda en avantajlı tekliflerin oluşması için süreçleri optimize etmek.

Sözleşme Takibi: İmzalanan mal ve hizmet alımı sözleşmelerinin süre, miktar ve kalite açısından takibini yapmak; yüklenicilerin sözleşme hükümlerine uyumunu denetlemek.

Muayene ve Kabul Koordinasyonu: Satın alınan mal veya hizmetlerin teslimat süreçlerinde Muayene ve Kabul Komisyonları ile koordineli çalışarak, kabul işlemlerinin zamanında yapılmasını sağlamak.

III. Yetki ve Denetim Sorumlulukları

Hata Önleyici Kontrol: Tahakkuk birimine gönderilecek ödeme emri belgelerini ve eklerini kontrol ederek, hatalı veya eksik işlem yapılmasının önüne geçmek.

Birim Performans Analizi: Birimin gerçekleştirdiği alımlara dair istatistiksel verileri tutmak, tasarruf potansiyellerini belirlemek ve periyodik faaliyet raporlarını hazırlayarak üst yönetime sunmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Burcu KAVAZ

Tekniker

Satınalma Memuru ve Birim Avans Mutemedi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Satınalma ve İhale Operasyonları

Mevzuat Odaklı Tedarik: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu çerçevesinde; tüketim malzemeleri (03.2), hizmet alımları (03.5), temsil-tanıtma (03.6), bakım-onarım (03.7/03.8) ve sermaye giderleri (06.1) tertiplerinden yapılacak her türlü alım sürecini teknik ve idari açıdan yürütmek.

Stratejik ve Kurumsal İhaleler: Üniversite geneli için kritik öneme sahip; yakıt, akaryakıt, ve yüksek teknoloji cihaz alımı ihalelerinin hazırlık ve uygulama süreçlerini gerçekleştirmek.

DMO ve Dış Tedarik: Devlet Malzeme Ofisi (DMO) üzerinden yapılacak e-satış süreçlerini yönetmek; yurt dışı alımlarda akreditif açılması ve gümrükleme işlemlerini teknik takip altında neticelendirmek.

Birim İhtiyaç Analizi: Fakülte, enstitü ve idari birimlerden gelen makine-teçhizat ve cihaz taleplerini teknik şartnamelere uygunluk açısından değerlendirmek ve tedarik sürecini başlatmak.

Komisyon Çalışmaları: Satın alma ve ihale komisyonlarında görev alarak teknik görüş sunmak; piyasa fiyat araştırması ve muayene-kabul süreçlerinde aktif rolleri yerine getirmek.

II. Mali Mutemetlik ve Avans İşlemleri

Birim Avans Mutemetliği: Daire Başkanlığı adına açılan avans ve kredilerin (mutemetlik dosyaları) takibi, harcanması ve mahsup işlemlerini yasal süreleri içerisinde, harcama belgeleri yönetmeliğine uygun olarak yerine getirmek.

Ödeme Dokümantasyonu: Satın alınan mal ve hizmetlere ait fatura, tutanak ve diğer ödeme emri belgelerini eksiksiz şekilde hazırlayarak Gerçekleştirme Görevlisinin onayına sunarak Tahakkuk birimine sevk etmek.

III. İdari ve Teknik Sorumluluklar

Kurumsal İletişim ve Yazışma: Satınalma süreçlerine dair kurum içi ve dışı resmi yazışmaları hazırlamak; tedarikçi firmalar ile kurumsal iletişimi yürütmek.

Arşiv ve Dokümantasyon: İhale dosyalarını ve satınalma evraklarını standart dosya planına ve kamu ihale mevzuatına uygun şekilde arşivleyerek denetime hazır halde tutmak.

Eğitim ve Rehberlik: Göreve yeni başlayan personele satınalma modülleri ve birim işleyişi hakkında oryantasyon eğitimi vermek.

Raporlama: Yürütülen faaliyetler, tamamlanan alımlar ve bütçe kullanım durumları hakkında istatistiksel veriler tutmak ve periyodik raporları üst yönetime sunmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Uğur YILMAZ

Bilgisayar İşletmeni

Tahakkuk ve Maaş Mutemedi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Maaş ve Özlük Hakları Tahakkuk Yönetimi

Üst Yönetim ve Akademik Maaş Süreçleri: Rektörlük Özel Kalem bünyesindeki akademik personelin aylık maaş bordrolarını hazırlamak, tahakkuka bağlamak ve KBS (Kamu Bilişim Sistemi) üzerinden ödeme süreçlerini yönetmek.

Yan Ödeme ve Tazminat Güncellemeleri: Personelin yan ödeme ve tazminatlarını, her yıl yayımlanan güncel kararnameler ve katsayılar doğrultusunda sistem üzerinde güncellemek.

Özlük Hakları ve Kesintiler: Doğum yardımı, çocuk yardımı, vekalet ücreti gibi ek ödemeler ile icra, nafaka ve kişi borcu gibi kesintileri takip ederek maaş bordrolarına hatasız yansıtmak.

Vergi Matrahı Takibi: Personelin gelir vergisi matrahlarını düzenli takip ederek, vergi dilimi değişikliklerinin maaşlara zamanında ve mevzuata uygun yansıtılmasını sağlamak.

II. Sürekli İşçi Mali Yönetimi ve SGK Süreçleri

İşçi Ücret ve Sendikal Haklar: Sürekli işçilerin (Güvenlik, Büro, Destek, Temizlik) aylık ücret, ikramiye, ilave tediye ve Toplu İş Sözleşmesi’nden doğan tüm sendikal haklarını hesaplayarak tahakkuk ettirmek.

SGK Bildirimleri ve Kesenek Yönetimi: Sürekli işçilerin SGK prim bildirgelerini düzenlemek, işe giriş-çıkış işlemlerini yapmak; akademik personelin emekli keseneklerini SGK Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden kontrol ederek asıl/ek bildirgeleri süresinde göndermek.

Yasal Kesinti Yönetimi: Maaşlar üzerindeki icra, nafaka, kişi borcu ve sendika kesintilerini titizlikle takip ederek ilgili mercilere aktarılmasını sağlamak.

BES ve Fon Yönetimi: Personelin Bireysel Emeklilik Sistemi (BES) otomatik katılım işlemlerini, kesintilerini ve ilgili sigorta şirketlerine fon aktarım süreçlerini yönetmek.

III. Tazminat, Emeklilik ve Adli Bilgi Yönetimi

Kıdem Tazminatı ve Karşılıkları: Emekliliğe ayrılan işçilerin kıdem tazminatlarını hesaplamak ve her yıl sonunda kurumun gelecekteki kıdem tazminatı yükümlülüklerini (karşılıklarını) aktüeryal olarak hesaplayıp raporlamak.

Emekli Yollukları: Emekli olan personelin yolluk ödemelerini (Harcırah Kanunu kapsamında) hazırlayarak ödeme emrine bağlamak.

Hukuki Veri Hazırlama: İşçi ve taşeron süreçlerine dair geçmişe dönük mahkeme dosyaları için Hukuk Müşavirliği’nce talep edilen teknik bilgi, belge ve mali hesaplama raporlarını hazırlamak.

IV. Dijital Tahakkuk ve Kontrol Süreçleri

MYS (Harcama Yönetim Sistemi) Entegrasyonu: Tüm tahakkuk işlemlerini MYS üzerinden ödeme emri belgesine dönüştürmek; fatura, bordro ve tutanak gibi belgeleri dijitalleştirerek sistem üzerinden e-arşiv oluşturmak.

Hatalı Ödeme ve Geri Tahsilat Kontrolü: Sehven yapılan fazla veya yersiz ödemeleri tespit etmek, "Kişi Borcu" kayıtlarını açmak ve bu tutarların yasal faiziyle birlikte geri tahsilat süreçlerini takip etmek.

Sistem Denetimi ve Veri Güvenliği: Kullanılan mali sistemlerin (KBS, MYS, SGK, BES) veri güvenliğini sağlamak ve sistemler arası veri tutarlılığını periyodik olarak kontrol etmek.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Soner GÜNEY

Büro Personeli

Tahakkuk, Maaş Mutemedi ve Yolluk

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Kurumsal Maaş ve Özlük Hakları Yönetimi

Stratejik Birimlerin Maaş Tahakkuku: Genel Sekreterlik, Personel Daire Başkanlığı ve Hukuk Müşavirliği personelinin aylık maaş bordrolarını KBS üzerinden hazırlamak ve ödeme süreçlerini yönetmek.

Kapsamlı Özlük Ödemeleri: Personelin doğum yardımı, çocuk yardımı ve vekâlet ücreti gibi ek ödemeleri ile icra ve nafaka gibi yasal kesintilerini titizlikle takip ederek tahakkuka bağlamak.

Sosyal Güvenlik ve Emeklilik Yönetimi: Sosyal güvenlik kesintilerini mevzuata uygun hesaplamak, emekli keseneklerini SGK sistemine aktarmak ve personelin işe giriş-ayrılış bildirgelerini yasal sürelerinde gerçekleştirmek.

Yasal Kesinti Yönetimi: Maaşlar üzerindeki icra, nafaka, kişi borcu ve sendika kesintilerini titizlikle takip ederek ilgili mercilere aktarılmasını sağlamak.

Bireysel Emeklilik (BES) Koordinasyonu: Personelin BES otomatik katılım, sistemden ayrılma ve fon aktarım süreçlerini ilgili sigorta şirketleri ile eş güdümlü yönetmek.

II. Üniversite Geneli Harcırah ve Yolluk Yönetimi

Üst Yönetim ve Rektörlük Yollukları: Üst Yönetim, idari ve akademik personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yolluklarını 6245 sayılı Kanun çerçevesinde hesaplayarak ödenmesini sağlamak.

Kurumsal Sürekli Görev Yollukları: Üniversiteye bağlı tüm Fakülte, Yüksekokul, Enstitü ve Daire Başkanlıkları personelinin atama, nakil ve emeklilik kaynaklı "Sürekli Görev Yolluklarını" merkezi olarak tahakkuk ettirmek.

Emekli Yolluk Süreçleri: Emekliye ayrılan personelin yasal yolluk haklarını hesaplayarak, ayrılış sonrası mali haklarını eksiksiz neticelendirmek.

III. Uluslararası İlişkiler ve Özel Ödemeler

Uluslararası Üyelik Yönetimi: Üniversitenin taraf olduğu uluslararası kuruluşlara ait üyelik aidatlarını takip etmek, döviz kurları ve ödeme takvimine göre ödeme emirlerini hazırlamak.

Avans ve Mahsup Takibi: Yolluk ve görevlendirmeler için açılan avansların mahsup işlemlerini 5018 sayılı Kanun’da belirtilen sürelerde kapatarak bütçe disiplinini korumak.

IV. Dijital Tahakkuk ve Raporlama

MYS ve Elektronik Arşivleme: Tüm ödeme süreçlerini MYS (Harcama Yönetim Sistemi) üzerinden yürütmek; görevlendirme onayları, biletler ve rayiç cetvelleri gibi belgeleri dijitalleştirerek e-arşiv kaydı oluşturmak.

Mali Danışmanlık ve Bilgilendirme: Sorumlu olduğu birimlerdeki personeli maaş, vergi matrahı ve harcırah mevzuatı konularında bilgilendirmek ve rehberlik etmek.

Resmi Yazışmalar: Görev alanı ile ilgili tüm kurum içi ve dışı yazışmaları standart dosya planına uygun şekilde hazırlamak ve dosyalamak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Dursun Doğukan IŞIK

Büro Personeli

Tahakkuk ve Maaş Mutemedi

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

I. Stratejik Birimlerin Maaş ve Özlük Yönetimi

Daire Başkanlıkları Maaş Tahakkuku: İdari ve Mali İşler, Yapı İşleri ve Teknik, Strateji Geliştirme ve Bilgi İşlem Daire Başkanlıklarında görevli memur ve sözleşmeli personelin aylık maaş bordrolarını KBS (Kamu Bilişim Sistemi) üzerinden hatasız hazırlamak.

Özlük Haklarının Mali Takibi: Personelin terfi, derece/kademe ilerlemesi, doğum yardımı, çocuk yardımı ve vekâlet ücreti gibi ek ödemelerini takip ederek tahakkuka bağlamak.

Yasal Kesinti Yönetimi: Maaşlar üzerindeki icra, nafaka, kişi borcu ve sendika kesintilerini titizlikle takip ederek ilgili mercilere aktarılmasını sağlamak.

Bireysel Emeklilik (BES) İşlemleri: Personelin BES otomatik katılım süreçlerini, sistemden ayrılma ve fon aktarım işlemlerini ilgili kurumlarla koordineli şekilde yürütmek.

II. Sosyal Güvenlik ve Emeklilik Mevzuatı Uygulamaları

SGK Bildirim ve Yükümlülükleri: Personelin işe giriş ve işten ayrılış bildirgelerini yasal süreleri içerisinde SGK sistemine işlemek; Sosyal Güvenlik kesintilerini hatasız hesaplayarak hazırlamak.

Emekli Kesenek Yönetimi: Emekli keseneklerinin Kesenek Bilgi Sistemi üzerinden ilgili kuruma gönderilmesini sağlamak ve asıl/ek bildirgelerin doğruluğunu denetlemek.

Emeklilik Mali Süreçleri: Emekliye ayrılan personelin özlük haklarını neticelendirmek ve yasal yolluk haklarını hesaplayarak ödeme emrine bağlamak.

III. Harcırah ve Yolluk Hizmetleri (6245 Sayılı Kanun)

Üst Yönetim ve İdari Yolluklar: Mutemetliğini yaptığı birimler bünyesindeki idari personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yolluklarını mevzuat sınırları dahilinde hesaplamak ve tahakkuk ettirmek.

Avans ve Mahsup Takibi: Görevlendirmeler için açılan avansların mahsup işlemlerini 5018 sayılı Kanun’da belirtilen yasal süreler içerisinde kapatarak mali disiplini sağlamak.

IV. Dijital Tahakkuk, Arşiv ve Raporlama

MYS (Harcama Yönetim Sistemi) Entegrasyonu: Tüm tahakkuk ve ödeme süreçlerini MYS üzerinden yürüterek ödeme emri belgelerini dijital onay sürecine sunmak.

Dokümantasyon ve Denetim Hazırlığı: Ödeme emri belgelerini ve dayanak dokümanlarını (onaylar, biletler, faturalar vb.) Sayıştay denetimine esas olacak şekilde standart dosya planına göre arşivlemek.

Resmi Yazışmalar: Görev alanı ile ilgili her türlü kurum içi ve dışı yazışmayı mevzuata uygun şekilde hazırlayarak birim amirine sunmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

GENEL İDARİ HİZMETLER ŞUBE PERSONELLERİ

Süheyla ALA

Memur

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Başkanlığımız birimlerince hazırlanacak evrakların kurum içi dağıtımlarını sağlamak.

Üniversitemiz Yazı İşleri Müdürlüğünde bulunan Başkanlığımıza ait evrakların takibini yapmak.

Birimle ilgili evrakların dosyalanmasını sağlamak.

Birimi ile ilgili mevzuatları takip ederek değişen mevzuatlara göre planlama yapmak.

Daire Başkanı ve Şube Müdürlerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.

Eyüp OLÇUN

Baş Şoför

Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Ulaştırma Birim Sorumlusu, araç filosunun sevk ve idaresinden, şoförler arasındaki iş bölümünün koordinasyonundan ve teknik süreçlerin takibinden Şube Müdürüne karşı sorumludur.

Ekip Koordinasyonu: Şoförlerin günlük görev dağılımlarını, ring sefer çizelgelerini ve gece servisi dönüşümlerini planlamak ve uygulanmasını takip etmek.

Nöbet Yönetimi: Hafta sonu, resmi tatil ve mesai dışı nöbet listelerini hazırlamak; personelin çalışma saatlerini denetlemek.

Filo Teknik Takibi: Tüm araçların periyodik bakımlarını, fenni muayenelerini, trafik sigortalarını ve egzoz emisyon ölçümlerini takvime bağlayarak zamanında yapılmasını sağlamak.

Arıza ve Onarım Yönetimi: Araçlarda meydana gelen arızaların tespiti, onarım süreçleri için Şube Müdürlüğü ile koordinasyonun sağlanması ve onarım sonrası teknik kabulün yapılması.

Akaryakıt ve İkmal Kontrolü: Araçların yakıt tüketimlerini izlemek, akaryakıt ikmal süreçlerini yönetmek ve verimlilik raporlarını üst yönetime sunmak.

Görev Emirleri ve Kayıt: Araç görev emirlerinin mevzuata uygun doldurulmasını sağlamak ve tüm araçların kilometre/yakıt kayıtlarını dijital ortamda muhafaza etmek.

Şoförler

Abdullah İNCE

Ali ÇANKAYA

Hasan Çağlar AKSU

İlhami AYYILDIZ

Lokman DURSUN

Ömer AKBULUT

Yakup TAŞ

Yusuf ASLAN

Şoförlerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Şoförler, üniversitenin ulaşım hizmetlerinin saha operasyonlarını emniyet ve nezaket kuralları çerçevesinde yürütmekle yükümlüdür.

Sürüş ve Görev İcrası: Şube Müdürlüğü veya Birim Sorumlusu tarafından tebliğ edilen "Araç Görev Emri" doğrultusunda, kampüs içi ve dışı ulaşım hizmetlerini trafik kurallarına uygun olarak gerçekleştirmek.

Ring ve Gece Servisi: Belirlenen güzergahlarda öğrenci ve personel ring seferlerini saatinde yapmak; akademik dönemlerdeki gece servisi hizmetlerini dönüşümlü olarak yerine getirmek.

Günlük Araç Bakımı: Sorumluluğundaki aracın günlük iç-dış temizliğini yapmak; yağ, su, lastik basıncı gibi temel teknik kontrolleri düzenli icra etmek.

Güvenlik ve Temsil: Sürüş esnasında hız limitlerine ve emniyet kemeri kurallarına tam uyum sağlamak; kurumsal temsil bilinciyle hareket ederek araç içindeki personelle nezaket çerçevesinde iletişim kurmak.

Arıza Bildirimi: Araçta fark edilen en küçük teknik aksaklığı veya hasarı gecikmeksizin Birim Sorumlusuna rapor etmek.

Kayıt Tutma: Her görev sonunda katedilen kilometreyi, alınan yakıtı ve görev güzergahını ilgili formlara (Araç Seyir Defteri vb.) hatasız olarak işlemek.