Aministration and Financing

GÖREV DEVRİ PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde görev yapan personelin; izin, rapor, görevlendirme, eğitim, tayin veya emeklilik gibi nedenlerle görevinden geçici veya sürekli ayrılması durumunda, yürütülen hizmetlerin aksamadan sürdürülebilirliğini sağlamak ve görevlerin eksiksiz bir şekilde devredilmesine ilişkin yöntemleri belirlemektir.

2. KAPSAM Bu prosedür; İdari ve Mali İşler Daire Başkanı, Şube Müdürleri, Şefler ve tüm büro/teknik personelini kapsamaktadır.

3. SORUMLULAR

• Harcama Yetkilisi (Daire Başkanı): Prosedürün birim genelinde uygulanmasından sorumludur.

• Gerçekleştirme Görevlisi (Şube Müdürü): Birimindeki personelin devir işlemlerini takip etmek ve onaylamaktan sorumludur.

• Tüm Personel: Ayrılmadan önce görevlerini ve ilgili materyalleri (dosya, şifre, demirbaş vb.) usulüne uygun devretmekten sorumludur.

4. UYGULAMA ESASLARI

4.1. Geçici Ayrılmalarda Görev Devri (İzin, Rapor, Kısa Süreli Görevlendirme)

• Personel ayrılmadan önce, mevcut işlerinin durumunu içeren bilgiyi birim amirine (Şube Müdürü/Şef) sunar.

• Birim amiri tarafından belirlenen "Vekalet Edecek Personel", asıl personelin yokluğunda acil ve rutin işleri yürütür.

• Sistem şifreleri kişiye özel olduğundan devredilmez; ancak vekil personele gerekli görülen modüller için geçici yetkilendirme Bilgi İşlem Daire Başkanlığı üzerinden talep edilir.

4.2. Sürekli Ayrılmalarda Görev Devri (Emeklilik, Tayin, İstifa)

• Görevinden sürekli ayrılacak personel, ayrılış tarihinden en az bir hafta önce "Görev Devri Formu"nu hazırlar.

• Dosya ve Evrak Devri: Fiziksel ve EBYS üzerindeki bekleyen tüm dosyalar, içerikleri ve son durumları belirtilerek devralan personele teslim edilir.

• Taşınır (Demirbaş) Devri: Personelin üzerine zimmetli olan teknolojik cihazlar (bilgisayar, yazıcı vb.) ve ofis malzemeleri, Taşınır Kayıt Yetkilisi gözetiminde iade edilir veya yeni personele devredilir.

• Şifre ve Yetki İptali: Personelin HYS, KBS, SGK, ÜBYS ve EKAP gibi sistemlerdeki yetkilerinin iptali için Bilgi İşlem ve ilgili kurumlara resmi yazı yazılır.

5. DEVİR SÜRECİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

• Devredilecek işlerin varsa yasal süreleri (ihale ilan süresi, ödeme son günü, SGK bildirim süresi vb.) özellikle belirtilmelidir.

• Kritik projelerde (Yatırım bütçesi takibi, büyük çaplı mal alımları vb.) devralan personele sözlü ve yazılı bilgilendirme (brifing) yapılır.

• Arşivlenmesi gereken belgeler Standart Dosya Planı'na uygun şekilde tasnif edilerek teslim edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• Görev Devri Formu

• Personel Ayrılış İlişik Kesme Belgesi

• Taşınır Teslim Belgesi

• Görev_Devri_Formu